Verovapaat vastaanottokulut eli edustuskulut Viron yhtiössä – Mitä voin laittaa verovapaisiin edustuskuluihin?
Virossa edustuskulujen verovapaus määräytyy erilailla kuin Suomessa, Tässä artikkelissa käsittelemme asiaa yleisesti kirjanpidon ja verolain säännösten näkökulmasta. Edustuskulujen kirjaaminen vaihtelee kuitenkin riippuen yhtiön toimialasta, suosittelemme aina konsultoimaan yrityksesi edustuskulujen käytännöstä kirjanpidon ammattilaisen kanssa. Trustimian kirjanpitäjät ovat tutkinnon omaavia oman alansa eritysasiantuntijoita ja auttavat sinua mielellään taloushallinnon vaativammissakin kysymyksissä.
Liikekumppaneiden vastaanottamiseksi Virolainen yritys saa käyttää verovapaasti edustuskuluja verottajan antamien rajojen puitteissa – Mitkä kulut sisältyvät edustuskuluihin?
Viroksi “vastuvött” eli suomeksi “Vastaanotto” on viihdetapahtuma. Esimerkiksi Pikkujoulu, konsertti, liikelounas, teatterikäynti, jne. Arvonlisäverovelvollinen yritys ei voi saada näistä kuluista arvonlisäveroa takaisin.
“ Edustuskulut eivät ole virossa pääsääntöisesti vähennettäviä kuluja arvonlisäveron osalta”.
Verovapaat edustuskulut ovat 32 euroa/kk + 2% maksetuista bruttopalkoista.
Edustukseen Virolainen yhtiö saa käyttää n. 32 euroa kuukaudessa + 2 % palkka fondista (henkilökohtaiset bruttopalkat), kumuloituna kalenterivuodesta kuukausittain. Jos yhdessä kuukaudessa ei ole vastaavia edustuskuluja, voidaan edellisen kuun kertymä käyttää seuraavassa kuussa. eli kaksinkertaisena seuraavassa kuukaudessa. Tai esimerkiksi käyttää tammi-marraskuun kertymä joulukuussa, vaikkapa yhtiön pikkujoulujen yhteydessä.
Esimerkki 1:
Tepon yritys (virolainen rajavastuuyhtiö OÜ) on perustettu 1.1.2022. Tepon bruttopalkka on 2000 eur/kk Vuoden loppuun mennessä Teppo on kerännyt reserviin käyttämättömiä edustus- ja vastaanotto kuluja seuraavasti:
12 × 32 + 2000 × 12 × 2 % = 384 + 480 = 864€. 864€ eurolla Teppo voi järjestää omat joulujuhlat asiakkailleen, eikä hänen tarvitse maksaa niistä. Jos joulujuhla maksaa 1000 euroa, tulee tuloveroa maksaa 136 euron osasta. Tepon omasta osuudesta (1000 / vieraiden määrä) tulee lisäksi yhtiön maksaa sosiaalimaksu 33% (ns. erityisetu)
Esimerkki 2.
Tepon yritys (virolainen rajavastuuyhtiö OÜ) on perustettu 10.8.2020. Tepon bruttopalkka on 1000 eur/kk Teppo tarjoaa kolmelle asiakkaalleen liikelounaan 28. elokuuta 2022. Liikelounas kustantaa 220 euroa, sekä kahdelle asiakkaalleen liikelounaan ja aterioi myös itse. 25. elokuuta 2022, jonka summa on 90 euroa, tällä lounaalla Teppo ei itse syönyt lounasta tilasi itselleen kahvin jonka maksoi omalla henkilökohtaisella pankkikortilla. Teppo ei ole käyttänyt edustamiseen yhtiön rahaa aikaisemmin vuonna 2022, joten hänellä on käytettävissä edustuskulujen reservissä rahaa seuraavasti:
8 x 32€ + 1000 x 8 x 2% = (256€ + 160€) = 416 euroa. Tepolla on siis reservissä edustuskuluihin 416 euroa.
Lounas 1. Lasku 220 euroa. Koska asiakkaita oli kaksi on Tepon maksettava omasta osuudestaan 73 euroa, 33% “erityisetua” (erisoodustus)
Lounas 2. Lasku 90 euroa. Teppo ei aterioinut itse vaan lasku koskee vain hänen liikekumppanien osuutta kirjataan maksu kokonaisuudessaan edustuskuluihin.
Tepon reservissä oli edustuskuluihin käytettävissä 416 euroa eli (416€ – 220€ – 90€ = 106€) Tepolle jää edustuskulu reserviin käytettäväksi vielä 106 euroa, jonka hän voi käyttää elokuussa tai siirtää sitä joulukuuhun 31.12.2022 asti käytettäväksi.
“ERITYISETU” on viroksi “Erisoodustus”
Edustuskuluna hyväksytään seuraavat kulut:
- Catering
- ravintola ruokailu
- majoitus
- kuljetus
- kulttuuripalvelut – esim. esiintyjät, teatteriliput; lahjat (paitsi mainoslahjat)
- Sisäänpääsymaksut
Tapahtuman juontajalle tai puhujalle maksettu palkkio verotetaan työsuhde maksuna (palkka/palkkio), eikä yrityksen tarvitse maksaa siitä erikseen “erityisetu” maksua.
– Juhlavaatteet eivät ole edustuskuluja, ne lasketaan “erityiseduksi”.
– Vieraiden ja omien työntekijöiden kulujen verotus; esimerkki tapauksessa liikekumppaneita, asiakkaita jne. pidetään vieraina.
Vieraiden ja omien työntekijöiden kulujen verotus
Esimerkkitapauksen mukaisesti vieraiksi lasketaan asiakkaat ja muut sidosryhmät. Vieraina ei tässä mielessä katsota seuraavia henkilöitä vaan heidän osalta maksetaan “erityisetua”:
- hallituksen ja johtokunnan jäsenet
- yrityksen työntekijät (kyseisessä yrityksessä toimeksianto- tai työsopimuksen perusteella työskentelevät henkilöt) sekä heidän puolisonsa tai kumppaninsa, vanhempansa, lapsensa, sisaruksensa
- Tytäryhtiön henkilökunta (jos työnantaja on toinen samaan konserniin kuuluva virolainen yritys)
- Poikkeuksena saman konsernin suomalaisen yrityksen työntekijät ovat vakituisia vieraita, joista ei makseta “erityisetua”.
Jos työntekijäsi osallistuvat vastaanotolle vieraina, heidän kuluistaan maksetaan “erityisetu” maksu. Jos työntekijäsi osallistuvat vastaanotolle hoitamaan tehtäviään, se on normaali liiketoimintaan liittyvä kulu, josta ei makseta “erityisetua”
Edustuskulujen ilmoittaminen verotuksessa
Edustuskulut ilmoitetaan kuukausittain TSD:n (tulovero maksuilmoitus) liitteessä 5. Käyttämättömien edustuskulujen verovapaata kulu reserviä ei siirretä seuraavalle vuodelle.
